NOTĂ DE INFORMARE GDPR – FORMULARE DE CONTACT ȘI PROGRAMĂRI

K-Glow Oasis Spa – actualizare 2026

Prezenta notă explică modul în care K-Glow Oasis Spa, în calitate de operator de date, colectează, utilizează, păstrează și protejează datele cu caracter personal transmise prin formularele de contact, solicitare de informații și programare disponibile pe website.

Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR), cu legislația națională aplicabilă și cu principiile de legalitate, echitate, transparență, minimizare a datelor, exactitate, limitare a stocării, integritate și confidențialitate.

1. Operatorul datelor cu caracter personal

Operatorul datelor: K-Glow Oasis Spa

Pentru întrebări privind prelucrarea datelor sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, persoana vizată poate utiliza formularul de contact și datele oficiale de contact publicate pe pagina „Contact” a website-ului.

2. Datele colectate prin formulare

În funcție de formularul utilizat și de informațiile furnizate voluntar, pot fi prelucrate următoarele categorii de date:

Numele și prenumele;
Adresa de e-mail;
Serviciul, tratamentul cosmetic sau tipul programării solicitate;
Data și intervalul orar preferat pentru programare;
Mesajul și informațiile introduse voluntar în câmpurile formularului;
Informații necesare pentru modificarea, confirmarea sau anularea unei programări;
Date tehnice generate în mod normal la utilizarea website-ului, precum adresa IP, data și ora transmiterii, tipul dispozitivului, browserul utilizat și informațiile tehnice necesare securității website-ului.

Utilizatorul este rugat să nu transmită prin formularele generale informații medicale, diagnostice, documente medicale, date bancare, parole sau alte categorii de date care nu sunt necesare soluționării solicitării.

3. Scopurile prelucrării

Datele pot fi prelucrate exclusiv pentru următoarele scopuri:

Preluarea și soluționarea solicitărilor transmise prin website;
Înregistrarea, confirmarea și gestionarea programărilor;
Transmiterea informațiilor solicitate despre servicii, disponibilitate, durată și tarife;
Modificarea sau anularea programărilor;
Comunicarea mesajelor administrative și tranzacționale referitoare la solicitarea sau programarea efectuată;
Prevenirea mesajelor abuzive, fraudelor și incidentelor de securitate;
Asigurarea funcționării, securității și îmbunătățirii website-ului;
Îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile operatorului.

Datele nu vor fi utilizate în scopuri incompatibile cu cele pentru care au fost colectate.

4. Temeiul juridic al prelucrării

În funcție de natura solicitării, prelucrarea datelor se poate baza pe unul sau mai multe dintre următoarele temeiuri juridice:

Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR – efectuarea demersurilor solicitate de persoana vizată înainte de încheierea unui contract și furnizarea serviciului solicitat, inclusiv gestionarea programărilor;
Art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interesul legitim al operatorului de a răspunde solicitărilor, de a administra activitatea, de a preveni abuzurile și de a proteja website-ul și sistemele informatice;
Art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR – îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile operatorului;
Art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR – consimțământul persoanei vizate, atunci când acesta este solicitat pentru o activitate opțională distinctă, precum transmiterea comunicărilor comerciale.

Comunicările comerciale sau promoționale nu vor fi transmise doar pentru faptul că o persoană a solicitat informații ori a efectuat o programare. Atunci când este necesar, acestea vor fi transmise numai pe baza unui consimțământ separat și exprimat în mod liber.

5. Caracterul obligatoriu sau opțional al furnizării datelor

Furnizarea datelor marcate ca obligatorii în formular este necesară pentru înregistrarea și soluționarea solicitării. Refuzul furnizării acestor informații poate face imposibilă transmiterea formularului, identificarea solicitării sau efectuarea programării.

Informațiile introduse în câmpurile opționale sunt furnizate voluntar și trebuie să fie limitate la ceea ce este relevant pentru solicitarea transmisă.

6. Destinatarii datelor

Datele pot fi accesate numai de persoanele autorizate din cadrul K-Glow Oasis Spa și, atunci când este necesar, de furnizori contractuali care asigură funcționarea serviciilor utilizate, precum:

Furnizorul de găzduire a website-ului;
Furnizorii de mentenanță și securitate IT;
Furnizorii serviciilor de e-mail și comunicare;
Furnizorii platformelor de programare, dacă sunt utilizați;
Consultanții juridici, contabili sau tehnici, atunci când accesul este necesar și justificat;
Autoritățile și instituțiile publice, atunci când divulgarea este impusă de lege.

Furnizorii care prelucrează date în numele operatorului sunt obligați contractual să respecte confidențialitatea, securitatea și instrucțiunile documentate ale operatorului.

Datele nu sunt vândute, închiriate sau puse la dispoziția terților pentru utilizări comerciale proprii.

7. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

În situația în care anumite servicii tehnice implică transferul datelor în afara Spațiului Economic European, transferul va fi realizat numai în baza unui mecanism legal recunoscut de GDPR, precum o decizie de adecvare, clauze contractuale standard sau alte garanții corespunzătoare.

8. Durata păstrării datelor

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate:

Solicitările generale: pe durata necesară soluționării acestora și, ulterior, pentru o perioadă rezonabilă necesară gestionării eventualelor clarificări sau reclamații;
Datele aferente programărilor: pe durata necesară efectuării, modificării sau anulării programării și administrării relației cu clientul;
Datele care fac parte din documente financiar-contabile: pe durata prevăzută de legislația fiscală și contabilă aplicabilă;
Datele tehnice și jurnalele de securitate: pentru perioada necesară prevenirii, identificării și investigării incidentelor tehnice sau de securitate;
Datele prelucrate pe baza consimțământului: până la retragerea consimțământului sau până la expirarea perioadei pentru care acesta a fost acordat.

La expirarea perioadei aplicabile, datele vor fi șterse, anonimizate sau arhivate atunci când păstrarea lor este impusă de o obligație legală.

9. Securitatea și confidențialitatea datelor

K-Glow Oasis Spa aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile și proporționale pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării, distrugerii sau utilizării necorespunzătoare.

Accesul la date este limitat la persoanele și furnizorii care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor sau serviciilor contractate.

Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta eliminarea absolută a tuturor riscurilor. În cazul unui incident de securitate, operatorul va aplica măsurile și procedurile prevăzute de legislația privind protecția datelor.

10. Drepturile persoanei vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, persoana vizată poate beneficia de următoarele drepturi:

Dreptul de informare privind modul în care sunt prelucrate datele;
Dreptul de acces la datele personale și la informațiile referitoare la prelucrarea acestora;
Dreptul la rectificare a datelor inexacte și la completarea datelor incomplete;
Dreptul la ștergerea datelor, în situațiile prevăzute de lege;
Dreptul la restricționarea prelucrării;
Dreptul la portabilitatea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
Dreptul la opoziție față de prelucrările bazate pe interes legitim;
Dreptul de retragere a consimțământului, fără afectarea legalității prelucrării realizate anterior retragerii;
Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv profilare, atunci când aceasta produce efecte juridice sau afectează persoana într-un mod semnificativ;
Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP;
Dreptul de a se adresa instanțelor competente.

Exercitarea unui drept poate fi supusă condițiilor și limitărilor prevăzute de GDPR. De exemplu, dreptul la ștergere nu se aplică atunci când păstrarea datelor este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în instanță.

11. Exercitarea drepturilor

Solicitările privind datele personale pot fi transmise prin formularul de contact sau folosind datele oficiale publicate pe pagina „Contact” a website-ului.

Solicitarea trebuie să conțină suficiente informații pentru identificarea persoanei și a operațiunii de prelucrare la care se referă. În cazul în care există îndoieli rezonabile privind identitatea solicitantului, pot fi cerute informații suplimentare strict necesare verificării identității.

Solicitările vor fi soluționate în termenul prevăzut de GDPR. În cazul unor cereri complexe sau numeroase, termenul poate fi prelungit în condițiile legii, cu informarea persoanei vizate.

12. Retragerea consimțământului

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment, printr-o modalitate la fel de simplă precum cea prin care a fost acordat.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării realizate înainte de retragere.

Retragerea consimțământului pentru comunicări comerciale nu afectează mesajele administrative necesare gestionării unei solicitări sau programări.

13. Date referitoare la alte persoane

Persoana care transmite date referitoare la o altă persoană declară că este autorizată să furnizeze respectivele informații și că a informat persoana respectivă despre această prelucrare.

Utilizatorii nu trebuie să transmită datele altor persoane fără acordul sau fără un alt temei legal aplicabil.

14. Servicii cosmetice și caracterul non-medical

Serviciile prezentate de K-Glow Oasis Spa au caracter cosmetic, estetic, de relaxare, îngrijire și wellness, în limitele autorizărilor și competențelor aplicabile.

Formularele generale ale website-ului nu sunt destinate furnizării de consultații medicale, stabilirii unui diagnostic sau transmiterii unor dosare medicale.

Informațiile disponibile pe website nu înlocuiesc evaluarea, diagnosticul sau tratamentul oferit de un profesionist medical autorizat.

15. Decizii automatizate și profilare

Datele transmise prin formularele de contact și programare nu sunt utilizate pentru luarea unor decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice sau să afecteze în mod similar și semnificativ persoana vizată.

Pot fi utilizate mecanisme automate strict tehnice pentru filtrarea mesajelor de tip spam, prevenirea abuzurilor și protejarea securității website-ului.

16. Transmiterea formularului

Prin transmiterea formularului, utilizatorul confirmă că:

A consultat prezenta notă de informare;
A furnizat date corecte, relevante și actualizate;
Este autorizat să transmită datele furnizate;
Înțelege că datele vor fi utilizate pentru soluționarea solicitării sau gestionarea programării;
Nu a introdus în formular informații care nu sunt necesare scopului solicitării.

Consultarea notei de informare nu echivalează cu acordarea consimțământului pentru marketing, profilare sau alte prelucrări opționale. Pentru asemenea activități, atunci când sunt realizate, consimțământul va fi solicitat separat.

17. Actualizarea notei de informare

Prezenta notă poate fi actualizată atunci când se modifică website-ul, serviciile utilizate, fluxurile de prelucrare sau cerințele legale aplicabile.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website și va produce efecte de la data publicării.

Ultima actualizare: iulie 2026